Privatlivspolitik

Når du søger en frivilig post i studiestarten for Polyteknisk Forening (PF), betror du os (PF) med nogle af dine oplysninger. Dette ser vi som et stort ansvar, og vi sørger derfor for, at beskytte dine oplysninger, og give dig kontrol over dem. Vi henviser også til PF's generelle privatlivspolitik.

Oplysninger PF indsamler

Når du søger om en frivilig post i studiestarten, beder vi dig om at sende nogle personoplysninger. Disse består af:

  • Studienummmer
  • Studieretning
  • For- og mellemnavn
  • Efternavn
  • E-mail
  • Telefonnumer
  • Alder
  • Om du har kørekort
  • Hvilken tur-type, som fortrækkes

Vektor

Som vektor kræver vi også at du er medlem, af PF. Derfor vil vi i forbindelse med oprettelsen af dit PF medlemskab bede dig om følgende yderligere informationer:

  • Køn
  • Fødselsdag
  • Forventet dimissions-år/måned
  • Start år
  • Start semester

Hvordan anvendes de oplysninger, vi indsamler

Database

Hovedformålet med indsamlingen af dine personoplysninger er, at skabe og vedligeholde en database over alle frivillige ansøgere til studiestarten i PF. Denne database er nødvendig for, at vi kan holde styr på alle ansøgningerne, samt logistikken bag alle samtaler der bliver givet de frivillige. Det skal her siges, at der er intet i ansøgningen du sender, som vil påvirke om du ansættes eller ej. Alt information samlet her er kun til logistisk brug.

Fordeling af frivillige

Da vi har brug for at fordele frivillige i de forskellige dele af studiestarten, er det derfor også nødvendigt for os at anvende dataen fra vores database til dette formål.

Valgmuligheder og forpligtelser

Beskyttelse af personoplysninger

Vi gemmer dine personlige oplysninger på servere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter. Vi har sikkerhedsforanstaltninger, der løbende kontrollerer, om hvorvidt dine personoplysninger håndteres forsvarligt, med hensyntagen til dine rettigheder. Kort sagt, så opbevarer vi dine personoplysninger fortoligt.

Indsigt i data

Hvis du ønsker at vide hvilken data vi har registreret om dig, i vores database, kan du kontakte os via [email protected] Da vi passer godt på dine oplysninger, vil du blive bedt om at identificere dig, før vi udleverer nogen data.

Opdatering af data

Er oplysningerne vi har gemt om dig ukorrekte, flytter du, får en ny e-mail eller lignende, kan du til enhver tid få dem rettet ved at kontakte os via [email protected]

Dataens livstid

Hvis du bliver valgt gemmer vi på dataen indtil du afslutter dit frivilige forløb. I tilfældet af at du ikke bliver valgt som frivilig i første omgang, vil vi gemme dataen i op til 6 måneder i tilfældet af frafald. I tilfæld af frafald, kan vi da kontakte dig for at tilbyde dig positionen, i så fald vil dataen blive gemt indtil du slutter dit frivilige forløb.

Hvem kan se min data?

Umiddelbart er det kun Koordinator af Bachelor Studiestarten (KABS), PF’s bestyrelse og PF’s ansatte som har tiladelse til at tilgå dataen. Dette vil i nogle tilfælde ændre sig, da vil der tydeligt stå frem inden du indsender dataen hvem, som ellers kan tilgå dataen. Dette kan f.eks. være hvis du søger bums, her vil vektorerne for de ture som du søger også have adgang til den data som du indsender.

Sletning af data

Skulle du ønske at blive slettet helt fra vores database, skal du kontakte os via [email protected] Herefter vil alle personoplysninger vi har samlet om dig i kontekst af studiestarten, blive slettet.

Udarbejdet af Niels Kjær Ersbøll (KABS for C. Kunstig Intelligens og Data i 2020) 12. November 2020